En poursuivant votre navigation, vous acceptez l’utilisation de cookies à des fins d’authentification et d’ajout de favoris. En savoir plus
Moteur de recherche d'offres d'emploi NANTES METROPOLE

02- Secrétaire assistante / assistant


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2020-3010  

Date limite de candidature

13/11/2020

Description du service

Direction petite enfance

Description du poste

Intitulé du poste

02- Secrétaire assistante / assistant

Catégorie

Catégorie C

Nature de l'emploi

Fonctionnaire (ouvert aux contractuels)

Durée du contrat

Non spécifié

Temps de travail

Temps complet

Rémunération

Statutaire + Régime indemnitaire + Prime de service public

Avantages sociaux

Titres de restauration, Participation mutuelle et prévoyance, COS, Aides aux familles

Description de la mission

Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

L’assistant.e apporte un appui permanent au service accueil petite enfance (SAPE) de la Direction Petite Enfance (DPE) en termes d’organisation générale du service, de gestion administrative, de suivi de dossiers ou de projets, de communication, d’information, d’accueil et de classement. ll-elle assiste plus particulièrement la responsable de service en réalisant une assistance à projet répondant aux orientations du plan d’actions.

L’assistanat au management du service : A partir d’un accueil de premier niveau, repérage et prise en compte des besoins exprimés par les équipes, en étant ressource en matière d’accès à l’information et de gestion administrative (connaissance des différentes procédures, organigrammes, outils bureautiques).

Suivi des procédures : organiser les entretiens annuels, demandes de temps partiels des agents, absentéisme, déclarations d’accidents de travail. Informer et diffuser des documents de communication, en binôme avec la responsable du secteur Accueil-Admission

Participation aux forums de l’accueil des tout-petits (réservation de matériel, salle, documents, accueil du public …), aux différentes instances et réunions (invitation, organisation, rédaction et diffusion des comptes-rendus).

L’assistant.e assure l’interface avec Allo Nantes : transmission des informations concernant le service (fermetures, fonctionnement, échéance, infos post-CA) en binôme avec le responsable des chargés d'accueil

La gestion administrative :

Traitement des courriers/courriels de familles (réclamations et situations particulières) : gestion de la boîte aux lettres petite-enfance@mairie-nantes.fr, en lien avec les secrétariats de direction, les relais et le responsable du service accueil. Enregistrer et instruire les courriers, actualiser la situation, et rédiger un courrier de réponse personnalisé et en faire le suivi. Classer et archiver les dossiers selon les règles d’archivage.

Gestion de bases de données et assistance bureautique : Centraliser les données du service et élaborer les documents spécifiques de la DPE (bilans annuels, tableaux de recensements, activités des relais et suivi des budgets, mise à jour des organigrammes…). Assurer la gestion des commandes de papeterie et fournitures de bureau pour l’ensemble du service

Gestion des outils de communication: Recenser les modifications et faire la mise à jour des outils de communication, assurer la diffusion et le suivi de stock et la gestion des commandes.

Profil

Vous possédez une connaissance approfondie de l’organisation de la collectivité (services, procédures, circuits d’information) et maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques (sensibilité aux outils numériques). Une connaissance des problématiques et enjeux de la politique Petite Enfance et de sa mise en œuvre sur les territoires serait appréciée.

Vous savez organiser votre travail et êtes capable de travailler en autonomie tout en sachant gérer le stress et les priorités. Vous avez un sens du travail en équipe prononcé et savez faire preuve d’écoute, de pédagogie et de diplomatie.

Localisation du poste

Lieu

Nantes

Autres informations

Contact

Pour tous renseignements complémentaires sur le poste, vous pouvez contacter : Rachel Levrat, responsable secteur RH DPE Tél 02.40.41.31 94 et Magali Ramisch-Antoine, responsable du service accueil petite enfance Tél : 02 40 41 55 73
Adressez votre dossier de candidature avant le 13/10/2020

- CV et lettre de motivation,
- dernier bulletin de salaire
- dernier arrêté de situation ou attestation de réussite au concours ou copie des diplômes et/ou attestation RQTH